رشد غیر قابل پیش‌بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی ازجمله الکترونیک، کامپیوتر و مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان‌ها تاثیرات شگرفی داشته است. همزمان با این تغییرات، محیط فعالیت سازمان‌های مختلف پیچیده‌تر شده و به همین جهت نیاز به سیستم‌های مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند، افزایش چشمگیری یافته است. این سیستم‌ها که در مجموع به سیستم‌های سازمانی (Enterprise Systems (ES معروف هستند، زمینه‌ای فراهم آورده‌اند که مدیران بتوانند در تصمیم‌گیری‌های مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند.

ظهور نرم‌افزارهای یکپارچه‌ای تحت عنوان (ERP) با هدف قراردادن سازمان‌ها، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند. این نرم‌افزارهای بسیار قدرتمند و پیچیده و استاندارد، شامل زیرسیستم‌های از پیش طراحی شده‌ای هستند که پس از اعمال تغییراتی در آنها و بومی‌سازی توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند. در بسیاری از موارد سازمان‌ها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم‌افزارها، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند. این نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهای قدیمی که در سازمان‌ها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژول‌های مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه‌کردن ماژول دیگری به آنها باشد، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد.

تعریف سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژول‌هایی برای برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختار ERP بگونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌آورد.

انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید:

«روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکت‌های تولیدی، توزیعی و خدماتی».

تعاریف بسیار زیاد دیگری برای ERP ارائه شده است از جمله:

• «ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچه‌سازی اطلاعات و جریان آنها بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است». (Davenport, 1998)
• «سیستم‌های ERP سیستم‌های اطلاعاتی قابل‌تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید». (Kumar & Hilsgersberg, 2000)
•  «ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است». (Tadjer, 1998)
• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از نظر بانک‌های اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرآیندهای داخلی سازمان می‌باشد.
• «ERP سیستم‌هایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنش‌های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است». (O’Leary, 2001)
• ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید، منابع انسانی، مالی، بازاریابی و فروش پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف (Functions) در سازمان می‌شود.
• یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به‌هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نماید.

در تعاریف فوق توجه و تمرکز بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP بیش از عبارات Planning و Resource می‌باشد، چرا که این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر ازآن را پوشش می‌دهد.

آنچه که در این تعاریف بیش از همه شفاف است، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد.

لازم بذکر است که سیستم ERP به صورت کامل همه بخش‌های گزارشات و تحلیل داده‌ها و فرآیندهای عملیات را در سطوح مختلف سازمان پوشش می‌دهد بدین صورت که هسته مرکزی پوشش‌دهنده سطوح سیستم‌های پردازش تعاملات [TPS)[1) و سیستم‌های اطلاعات مدیریت [MIS)[2) می‌باشد و ابزارهای تحلیل و تجزیه تجاری پوشش‌دهنده، سطوح سیستم‌های پشتیبان تصمیم [DSS)[3) و سیستم‌های اطلاعات اجرایی [EIS)[4) در سازمان هستند. البته این تقسیم‌بندی‌ها چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و بخش‌های اصلی ERP قابل ترسیم نیست و همپوشانی‌هایی در این بین وجود دارد.

[1]  Transaction Process System

[2]  Management Information System

[3]  Decision Support System

[4] .Executive Information System